Während das Internet jedem offen steht, kann ein Intranet nur von einer festgelegten internen Gruppe genutzt werden, zum Beispiel Mitarbeiter eines Unternehmens, Mitglieder eines Vereins, etc. Das Extranet ist eine Erweiterung dieser beiden Möglichkeiten um eine Komponente, die nur von einer festgelegten Gruppe externer Benutzer verwendet werden kann. Damit lassen sich Informationen bereitstellen und zugänglich machen, beispielsweise für Unternehmen, Kunden oder Partner, nicht aber für die breite Öffentlichkeit.

Zu den entscheidenden Wettbewerbsfaktoren gehört heute, dass Informationen jederzeit und überall verfügbar sind, bei gleichbleibend hoher Qualität, Geschwindigkeit und Sicherheit. Dies gilt nicht nur innerhalb eines Unternehmensstandortes, sondern bezieht auch Gruppen ein, die für das Unternehmen wichtig sind wie Lieferanten, Kunden oder weitere Unternehmensstandorte.

Deren Einbeziehung und Einbindung ist heute kein Problem mehr. Aus dem Intranet wird schnell ein Extranet, das die gleiche Effektivität und Flexibilität im Wide Area Network (WAN) verspricht wie das Intranet im Local Area Network (LAN).

Die Möglichkeiten, die ein Extranet bietet, sind nahezu unbegrenzt. Alle wichtigen externen Gruppen können mit in die Unternehmensprozesse einbezogen und integriert werden.

Alle Standorte und Partner mit Standleitungen zu bestücken ist sehr kostspielig - durch die Entwicklung des Extranets ist es heute auch Klein- und mittelständischen Unternehmen (KMU) möglich, die Effizienz und Flexibilität der Standortverknüpfung bei überschaubaren Kosten zu nutzen.