In vielen Unternehmen kann die reibungslose Kommunikation innerhalb des Unternehmens nicht mehr gewährleistet werden. Sowohl zwischen der Geschäftsführung und den Mitarbeitern als auch zwischen den einzelnen Abteilungen sowie standortübergreifend gibt es viele Kommunikations- und Informationsdefizite, die den täglichen Arbeitsablauf negativ beeinflussen.
Eine große Schwierigkeit besteht oftmals darin, den Informationsfluss innerhalb der Unternehmen aufrechtzuerhalten. Wenn neue Informationen an die Mitarbeiter weitergegeben werden sollen, so beruft man zu diesem Zweck Mitarbeiterversammlungen und Besprechungen ein. Das bedeutet einen enormen organisatorischen und zeitlichen Aufwand und kostet entsprechend Arbeitszeit.
Dennoch reichen diese Informationsveranstaltungen meist nicht aus. Es kommt trotzdem immer wieder zu Situationen, in denen beispielsweise Mitarbeiter den Kunden falsche Auskünfte erteilen, weil sie über aktuelle Veranstaltungen oder Projekte nicht genügend informiert sind. Dies führt zu Missverständnissen und auch zu internen Spannungen. Ein Intranet kann in allen Bereichen erhebliche Verbesserungen erzielen und dadurch entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens beitragen, denn heute gilt mehr denn je:
Nur gut informierte Mitarbeiter sind gute Mitarbeiter: Wer informiert ist, kann mitdenken. Wer mitdenkt, entwickelt Verantwortung. Und wer mitverantwortlich ist, bemüht sich um Erfolg.
Wie sollte ein Intranet konzipiert und aufgebaut sein?
⇒ Das Intranet sollte von Mitarbeitern für Mitarbeiter gemacht werden, aber die Geschäftsführung stark mit einbeziehen.
⇒ Es muss für alle Mitarbeiter unkompliziert erreichbar sein.
⇒ Das interne Netz sollte ein Sprachrohr der Belegschaft sein.
⇒ Das Intranet sollte der Geschäftsführung die Möglichkeit geben, mit den Mitarbeitern zu kommunizieren, indem sie Informationen der Geschäftsführung veröffentlicht und im Gegenzug Rückmeldungen von den Mitarbeitern in Form von Beiträgen, Artikeln. Leserbriefen, etc. erhält.
⇒ In einem Forum sollten Mitarbeiter die Möglichkeit haben, zu verschiedenen Themen ihre Meinung zu äußern. Dadurch wird die Geschäftsführung auf aktuelle Probleme aufmerksam gemacht und erhält die Möglichkeit, darauf zu reagieren.
⇒ Der interne Informationsfluss lässt sich entscheidend verbessern, indem alle für Mitarbeiter relevanten Informationen umgehend veröffentlicht werden. Dadurch lässt sich die Durchführung von Mitarbeiterversammlungen auf besondere Anlässe beschränken.
Office-Integration:
Zu den bekanntesten elektronischen Werkzeugen gehören Textverarbeitung und Tabellenkalkulation. Diese auch bei der Arbeit im Intranet nutzen zu können - beispielsweise die eigene angepasste Rechtschreibhilfe - erleichtert die Bearbeitung von Inhalten (Content), fördert die Akzeptanz des Intranets und steigert die Produktivität. Dabei ist wichtig, dass die Dokumente nicht unstrukturiert auf einem Server im Intranet abgelegt werden, denn dadurch wird nichts gewonnen.
Übrigens: Diese Vorgehensweise erleichtert außerdem die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung aller geschäftsrelevanten Daten für mindestens zehn Jahre.
