E-Mail-Archivierung bietet nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, sie stellt für Unternehmen zudem eine zwingende Notwendigkeit dar. Geltende rechtliche Anforderungen können nicht ohne eine solche Lösung erfüllt werden.

 

Anforderungen an eine revisionssichere E-Mail-Archivierung

Das Bundesfinanzministerium hat am 14.11.2014 das Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" veröffentlicht. Das Verwaltungsschreiben konkretisiert die Normen aus der Abgabenordnung (AO) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG) und bestimmt, wie digitale Unterlagen aufbewahrt werden sollen, damit das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung auf diese Informationen zugreifen kann. Die GoBD gelten ab dem 01.01.2015 und lösen die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)‘‘, das „FAQ zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung‘‘ sowie die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)‘‘ ab. Folgende Aspekte der GoBD sind für die revisionssichere Archivierung von E-Mails besonders zu beachten:

Grundsätzlich müssen alle relevanten E-Mails und deren Dateianhänge vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Weiterhin müssen die Daten maschinell auswertbar sein. Eine alleinige Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier ist nicht ausreichend.

 

Das bedeutet konkret für die Archivierung elektronischer Dokumente:

• Alle Dokumente müssen nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

• Die Archivierung muss vollständig erfolgen - kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.

• Alle Dokumente sind zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.

• Alle Dokumente müssen mit ihrem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.

• Die Dokumente dürfen nur von entsprechend berechtigten Personen eingesehen werden.

• Die Dokumente müssen in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.

• Die Dokumente dürfen frühestens nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden.

• Jede Änderung im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.

• Das organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem Sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden.

• Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.

 

 

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